Dagens ledertips: hvordan formidle negative nyheter

I en serie om kommunikasjon hos smartblogs.com har coachen Joel Garfinkle gitt en del råd om kommunikasjon i vanskelige situasjoner.

Garfinkle har som coach jobbet med mange store amerikanske selskaper. Han har også forfattet en rekke artikler og bøker om lederskap. Dette er noen av de rådene han gir om formidling av negative budskap:

Forsøk å gjøre kommunikasjonen så direkte og personlig som mulig
Ideelt sett burde medarbeidere fått dårlige nyheter fortalt én til én, ansikt til ansikt, mener Joel Garfinkle. Det er opplagt at dette ikke alltid er mulig, men ifølge coachen skal man alltid la de dårlige nyhetene komme fra et levende menneske - ikke via e-post, telefonbeskjeder eller interne nyhetsbrev. Senere, når man er over på oppfølging og rapporter på fremdrift, er det imidlertid ok å bruke mindre personlige kommunikasjonskanaler.

Snakk om det store bildet
Snakk om selskapets situasjon i en større kontekst. Forklar hvordan markedskrefter forandrer økonomien, snakk om redusert etterspørsel fra kunder, priskutt hos konkurrenter eller andre store trekk som påvirker organisasjonen din. Når du snakker om dette forklarer du hvorfor dere må handle som dere gjør

Fokuser på fakta når du formidler negative nyheter
Det er lettere for medarbeidere å ta inn negative nyheter når de er faktabaserte og fri for følelser, mener Garfinkle. Han råd er å holde tonen så nøytral som mulig når du formidler negative budskap.

Vis hva du gjør for å forbedre situasjonen
De ansatte trenger et håp om at situasjonen kan bli bedre, og de har behov for å vite hva du som leder gjør for å forbedre situasjonen.

Fortsett å dele informasjon åpent og ærlig
Etter at de negative nyhetene er sluppet, er det viktig å jevnlig oppdatere medarbeiderne når ny informasjon dukker opp.