Dagens ledertips: hvordan takle åpne kontorlandskap

En fersk dansk undersøkelse avdekker at støyen i åpne kontorlandskap er så forstyrrende at medarbeiderne gjør feil og blir mindre produktive i jobben.

Mange selskaper setter likhetstegn mellom fornyelse og løsninger med åpent kontorlandskap. Likevel kan det kan synes vanskelig å konsentrere seg når naboen taster løs på tastaturet og telefonene ringer i ett sett. Resultatet er fallende produktivitet og feil i arbeidet skal vi tro tallene i den nye studien utført av Analyse Danmark for Ugebrevet A4, melder ledernett.no.

60 prosent av alle ansatte i åpne kontorlandskap opplever nedsatt konsentrasjon, mens 35 prosent opplever at de gjør feil på jobben. En av fire melder om at støy er et så stort problem at de må jobbe overtid for å hanskes med oppgavene, viser undersøkelsen.

Resultatene i undersøkelsen stemmer med funnene den svenske forskeren Christina Bodin Danielsson har kommet opp med. Hun sier at forarbeidet ofte er for dårlig når bedriftene planlegger åpne kontorlandskap. Danielsson har skrevet doktoravhandling om kontordesign, helse og jobbtilfredshet. I tillegg jobber hun som kontorspesialist ved arkitektkontoret Brunnberg & Forshed.

Danielsson sier til bladet Personal och Ledarskap at hun frykter at mange bedrifter som planlegger åpne løsninger er for opptatte av trender, og at gjennomføringen skjer for raskt. For gode arbeidsplassløsninger kreves et reelt analysearbeid og god forankring, mener forskeren. Hennes erfaring er at forarbeidet ofte ikke er godt nok.

Ordentlig forarbeid innebærer at medarbeidere skal intervjues om sine virkelige behov, ut fra arbeidsoppgaver. Danielsson mener at man skal undersøke hvordan arbeidsplassen faktisk brukes og hvordan den skal brukes i fremtiden.

I studiene hennes er det fleksible kontorer som er best for helse og velvære. Som nummer to kommer cellekontorer. Cellekontorer scorer imidlertid dårlig når det kommer til samarbeid og interaksjon.

Ved fleksible kontorer kan medarbeiderne velge type arbeidsplass ut fra oppgaver og dagsform. Du kan velge om du vil sitte sammen med andre eller om du vil sitte for deg selv. Denne løsningen krever imidlertid at det er mange kontorer til disposisjon.

Den løsningen som kommer dårligst ut i studien, er tradisjonelle kontorlandskap med 10–24 personer.

Tre tips til hvordan du kan finne roen, dersom din bedrift allerede har en løsning med åpne kontorlandskap.

I kontorlandskap lever og jobber man tettere på kollegene sine, på godt og vondt. Heidi Hanna fra the American Institute of Stress gir i et intervju i Businessweek noen råd om hvordan man kan stresse ned i åpne landskap. Dette er tre av dem:

Problem: Blir du stresset av at kollegene dine overhører samtalene dine med fotpleieren og andre mer personlige samtaler?
Råd: Samle opp private samtaler til et bestemt tidspunkt på dagen. Finn deg et stillerom, møterom eller lignende hvor du kan ta alle samtalene på en gang. Mindre stress for deg, og mindre stress fra kollegene som blir forskånet fra å måtte vite «alt» om deg.

Problem: Stresset fordi du ikke tar pauser? Føler du at du må være produktiv hele tiden fordi alle ser på deg hele tiden?
Råd: Ta pauser av og til. For å være produktiv, trenger du noen avbrekk. Når det gjelder hva andre tenker, så er de sannsynligvis langt mer opptatt av sine egne gjøremål enn av å følge med på om du tar noen pauser fra datamaskinen eller ei.

Problem: Er problemet at du faktisk liker det stresset som kan oppstå i landskapet?
Råd: Ifølge Heidi Hanna kan noen bli urolige av ro. De vender heller tilbake til stresset. Det kan føles mer komfortabelt der og da. Forsøk å venne deg av med denne uvanen. Konstant stress reduserer produktiviteten, og er heller ikke bra for deg på sikt. Planlegg noen pauser.