Dagens ledertips: Slik lager du gode presentasjoner

Kommunikasjon handler om å formidle følelser, skriver markedsføringsekspert Seth Godin. Det handler om å få andre til å se ting slik du ser dem, å få dem til å skjønne hvorfor du er entusiastisk, glad, optimistisk, pessimistisk, lei deg eller hva det nå enn du er.

Grunnen til at vi holder presentasjoner er for å selge noe – et produkt, en idé, et synspunkt. Er du overbevist om det du vil selge (og det er du vel, siden du ønsker å holde en presentasjon om det), må du understreke poenget ditt så kraftig du kan, slik at du oppnår det du vil.

For å overbevise publikummet ditt er det ikke nok med fakta – du må vekke engasjement hos dem. Det er ikke lysbildene i presentasjonen din som skal overbevise publikum – det er du og din entusiasme.

I en presentasjon skjer dette ideelt sett slik, mener Godin: Du viser et lysbilde på skjermen som utløser en emosjonell reaksjon hos tilskuerne og får dem til å spisse ørene for å høre hva du vil si som passer med bildet. Hvis du gjør dette på rett måte, kommer de til å huske bildet når de tenker på det du sa da du viste det – og omvendt.

Innhold

Å skape en presentasjon som informerer, underholder og inspirerer tar lang tid.

Kommunikasjonsekspert Nancy Duarte mener man bør de første tretti timene på research, skissering, planlegging og revidering. De neste tretti timene brukes på å lage enkle, visuelle lysbilder med få ord og ingen punktlister. De siste tretti timene brukes til å øve på framførelsen.

Dette er sannsynligvis i meste laget for et B2B-salgsmøte, for eksempel, men det sier i alle fall noe om hvordan man bør disponere tiden.

Fortell en historie

Det viktigste du kan gjøre for å forbedre presentasjonene dine er å ha en historie å fortelle før du begynner å jobbe med PowerPoint, sier PowerPoint-ekspert Cliff Atkinson.

Begynn derfor å planlegge presentasjonen med penn og papir. Skriv ned historien du vil formidle.

Som sagt: Tall og fakta vekker ikke følelser – men det gjør historier. Følelser er som neonskilt som sier til hjernen din: «Husk dette!» Folk vil glemme hva du sa og gjorde, men kommer til å huske hva du fikk dem til å føle.

Du kan ta publikum med på en engasjerende reise ved å bruke dramaturgiske grep. Del historien din opp i tre akter:

1. Intro: Presenter «hovedpersonene» i historien din. Vis publikum hva de kan forvente å få ut av presentasjonen og hvorfor det er relevant for dem.
2. Konfrontasjon: Fortell om problemet (eller «skurken» i historien) og løsningen («helten»). Her kan du vise eksempler og underbyggende data.
3. Løsning: Vis hvordan tilhørerne kan få en bedre framtid, og gjør det enkelt for dem å slenge seg på tilbudet ditt.

Stil

Bruk normalt språk. Unngå fagspråk og sjargonger.

Bruk livlige, billedlige uttrykk og sammenligninger for å forklare store tall og komplekse ideer.

Utforming

Det vi hittil har slått fast, setter noen premisser for hvordan man utformer presentasjoner.

Man bør bruke virkemidler som underbygger formidlingen av følelser, og unngå ting som trekker oppmerksomheten bort fra dette.

Enkelt, pent og ryddig

«En lurvete presentasjon er den digitale ekvivalenten til et slapt håndtrykk. Det handler om troverdighet. Ville du kjøpt noe av en fyr som stilte opp i møte med møkkete joggebukser? En rufsete PowerPoint er den møkkete joggebuksen i rommet», skriver Tuva Sverstad Eikås i artikkelen «Tre myter og åtte tips om presentasjoner» på iallenkelhet.no som er firmabloggen til Netlife Research.

Ett av tipsene fra Sverstad Eikås er å passe på at elementer står på linje og med lik avstand til hverandre, og at elementer som skal være sentrerte faktisk er det. (PowerPoint, Keynote og andre presentasjonsprogrammer har funksjoner som hjelper deg med dette.)

Bruk en konsistent fargepalett som samsvarer med din organisasjons grafiske profil.

Skrift

Bruk rene skrifttyper/fonter som er lette å lese.

Hva slags fonter du har å velge mellom avhenger av situasjonen: 

• Hvis presentasjonen din skal brukes av flere personer på ulike datamaskiner, bør du kun bruke fontene som følger med programvaren du bruker.
• Hvis du kun skal bruke din egen datamaskin til presentasjonen, står du friere til å velge andre, mindre brukte (og penere) skrifttyper.
• Jobber du i en bedrift med solid grafisk profil, finnes det kanskje ferdige presentasjonsmaler du bør (eller skal) bruke.

Bilder

Et bilde sier mer enn tusen ord! Dette utsagnet er en klisjè – men med god grunn: Store mengder forskning viser at vi lærer og husker bilder mye bedre enn ord.

Bruk derfor illustrerende bilder i rikt monn.

Bruk gode bilder som dekker hele skjermen. Unngå stygge «clip art»-bilder. (Under seksjonen Ressurser finner du lenker til sider med bilder som fritt kan brukes.)

Pass på å ikke strekke bildene ut i noen retning – da ser de unaturlige og forvrengte ut. Hvis du skal endre størrelsen på bilder, hold nede skift-tasten mens du klikker og drar – da beholder du de riktige proporsjonene i bildet.

Stikkord

Skriv i stikkordsform, ikke i setninger. Det er du som presenterer som skal snakke og forklare. Publikum skal få slippe å lese hvert ord du sier.

Ett råd er å bruke maks seks ord per lysbilde.

Mange lysbilder

En konsekvens av å bruke maks seks ord per lysbilde, er at du kan få behov for å bruke flere lysbilder. Dette er helt OK.

Ingen kulepunkter

Med maks seks ord per lysbilde finnes det heller ingen grunn til å bruke kulepunkter.

«I det øyeblikket du setter et punkt foran en setning, sier du til publikum: Du må skrive dette ned, men du trenger ikke tenke over det nå», skriver Seth Godin.

Enkle overganger

Lysbilder som flakser i alle retninger eller løser seg opp i småbiter virker bare distraherende. Skift direkte, eller bruk en kjapp overtoning.

Øving

Når historien er klar og lysbildene er ferdig utformet, gjenstår det å øve på selve framføringen.

Sørg for at du uforstyrret kan øve på å framføre hele presentasjonen høyt og tydelig. Book et møterom med projektor bare til deg selv om nødvendig.

Publikum klarer ikke å både lese det som står på et lysbilde og samtidig høre på det du sier. Gi dem anledning til å se på lysbildet før du sier noe som det er viktig at de får med seg.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ressurser

Fonter: 

Det går an å få Powerpoint for Windows til å bygge inn fonter i presentasjonen.

Gode gratisfonter finner du for eksempel her:

Fontsquirrel

Gratisbilder

Bruk Googles bildesøk – det går an å stille inn søket slik at man for eksempel bare finner store bilder som er merket for kommersiell gjenbruk.

På sxc.hu gir fotografer bort bildene sine gratis.

Pass på å sjekke kravene til fotokreditering – ofte krever opphavspersonene at man oppgir navnet deres hvis man bruker bildet.

Ikoner

I stedet for Office-pakkens «clipart»-bilder kan du heller prøve gratis, profesjonelle ikoner:

FlatIcon

Programvare

PowerPoint (Microsoft)

Keynote (Apple)

Google Presentation

OpenOffice Impress