Dages ledertips: Unngå dårlige møter
Forskning som er publisert i det vitenskapelige tidsskriftet Human Resource Management, konkluderer med at møtetilfredshet henger nøye sammen med jobbtilfredshet. En annen amerikansk studie anslår at det daglig avholdes 11 millioner møter i USA. Justert for folketallet i Norge vil det si at det avholdes 1,2 millioner møter i uken her til lands. Halvparten av de spurte svarer at de «kastet bort tid», ifølge Aftenposten.
Avisen har i forbindelse med artikkelen snakket med konsulenter som kurser bedrifter i møteledelse. The Performance Group gir følgende tips:
- Vær tydelig på mål og hensikt
- Snakk så folk vil lytte, og lytt så folk vil snakke
- Start avslutningen av møte tidlig
- Tydeliggjør konklusjoner og neste skritt
- Avslutt med tid nok til å justere konklusjoner og neste skritt
- Gjenta beslutninger som er fattet
- Avslutt «kvart på» for å rekke neste møte
Det svenske bladet Chef har også skrevet om møteldelse og effektivitet. De har hentet tips fra Forbundet for ledelse og teknikk som har en lang liste med punkter for hvordan du kan få bedre møter. De er ikke så ulike tipsene fra The Performance Group, men er litt mer detaljerte. Her er noen av rådene:
- Ha en tydelig agenda. Send denne ut i god tid på forhånd
- Legg alltid inn litt ekstra tid, for eksempel en halv time, i din egen kalender før du møter du skal lede. Da rekker du å forberede deg
- Bestem hvor langt møtet skal være og hold tiden
- Forby e-post og bruk av mobiltelefon
- Oppsummer det dere er blitt enige om ved slutten av møtet, for å sikre at alle sitter med samme forståelse
- Lag en tydelig plan for hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når ting skal være ferdig
- Følg opp det dere er blitt enige om mellom møtene