Kan du sjekke dine ansattes e-post?

Ifølge nettstedet adekvat.no er det ikke mange som er klar over at regelverket også gjelder for andre elektroniske kommunikasjonsmedier som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstaker.

I praksis betyr det at arbeidsgiver har innsyn i tekstmeldinger som er sendt og mottatt fra mobiltelefonen, dersom den eies av bedriften. Forutsetningen er at du har telefonen for å bruke den i jobbsammenheng.

Du kan imidlertid ikke kreve å få sjekke arbeidstakeres e-post og tekstmeldinger uten å ha noen konkret grunn til det.

Forutsetningen er at det nødvendig å sjekke e-posten for å ivareta driften av selskapet, eller andre berettigede interesser ved virksomheten.

– Hvis en person for eksempel er fraværende fra jobb, og det er viktig å få tilgang til kommunikasjonen denne arbeidstakeren har hatt med en kunde, så kan det være grunn til å sjekke mobilen eller e-posten til vedkommende, sier Infotjenesters arbeidsrettsjurist Torgeir A. Bjørnland til nettstedet.

Nøkkelordet er «nødvendig». Dersom du kan ivareta driften på andre måter enn ved å sjekke e-posten til en arbeidstaker, er det ikke tillatt å gjøre det.

– En arbeidsgiver har for eksempel ikke lov til å overvåke jobb-e-posten gjennom å sette opp automatiske løsninger som varsler når ord som «sjefen», «jobbsøknad» eller annet dukker opp i en e-post til eller fra en arbeidstaker, sier han.

Hvis man sjekker en arbeidstakers meldinger uten å varsle på forhånd, skal arbeidstakeren ha en skriftlig underretning i etterkant.

Ifølge adekvat.no og Infotjenesters jurist må denne meldingen inneholde opplysninger om:

– vilkårene for å gjennomføre innsyn
– hvorfor arbeidsgiver mener vilkårene for innsyn var til stede
– hvem som tok beslutningen om innsyn
– hvilken metode for innsyn som ble benyttet
– hvem som var til stede
– hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet
– resultatet av innsynet