Vil formalisere teamsamtaler

– Teamsamtalen bør bli et like viktig ledelsesverktøy som individuelle medarbeidersamtaler. Mange bedrifter har valgt teamorganisering, men har ikke klart å følge opp med gode ledelsesverktøy, sier Reidulv Dyrkorn, seniorkonsulent ved «Senter for lederveiledning» og tidligere avdelingsdirektør ved AFF ved Norges Handelshøyskole og programdirektør for Solstrandprogrammet.

Dyrkorn viser til at mange oppgaver rundt om i bedriftene nå er så komplekse og sammensatte at enkeltpersoner ikke klarer å fullføre jobben alene. De jobber i team.

Den teknologisk utviklingen og globalisering er to av driverne bak utviklingen. Virksomhetene er i større grad enn før avhengig av ulike typer kompetanse for å løse en oppgave. Ifølge Dyrkorn er den tiltagende bruken av team som arbeidsform et utviklingstrekk som har vært tydelig de siste 20 årene, og han erfarer at trenden har skutt fart det siste tiåret: Stadig flere organisasjoner velger teamorganisering som arbeidsform.

Ikke som å lede én-til-én

I faglitteraturen skilles det mellom grupper og team. Litt forenklet kan man si at team kjennetegnes av medlemmene har felles mål og at de er avhengige av å samarbeide med hverandre for nå dem. De vil ikke klare det alene. I en gruppe er koblingene løsere, og man er ikke like avhengige av å samarbeid med andre for å få jobben gjort. Dermed kan samhandlingen i en gruppe i del tilfeller være begrenset til koordinering.

Dyrkorn har i sine bortimot 40 år som konsulent jobbet mye med team i mellomstore og store organisasjoner i offentlig og privat sektor, nasjonalt og internasjonalt. I sin nye bok «Lederen og teamet. Gestaltbasert coaching og teamutvikling» viser han til at det er stor forskjell på å utøve ledelse én til én og det å lede et team. Arbeidet i et team kan påvirkes av komplekse påvirknings- og relasjonsforhold, og lederen vil ha behov for å ha en forståelse for dynamikk og drivkrefter i teamet. Han bør også vite noe om hva som skal til for å bygge effektive team.

Medarbeidersamtalen dominerer

Ett verktøy for å skape mer velfungerende team, er teamsamtalen. Dette er en samtale hvor teamet snakker sammen om de resultatene de oppnår, eventuelt ikke oppnår, og måten de samarbeider på. Hvordan er situasjonen nå? Hvordan presterer vi? Hvordan fungerer vi sammen? Hva fungerer bra? Hva skal til for at skal til for at vi skal bli bedre? Innholdet i samtalen er med andre ord ikke helt ulikt innholdet i den tradisjonelle medarbeidersamtalen. Den store forskjellen er at her skal hele teamet delta.

Medarbeidersamtalene gjorde sitt inntog på norske arbeidsplasser på åttitallet, og det er siden den gang blitt satset tungt opplæring av ledere og annen utvikling av verktøyet. Studier fra blant annet Bård Kuvaas på Handelshøyskolen BI har vist at resultatene av og kvaliteten på det som foregår i medarbeidersamtalene er varierende, men medarbeidersamtalen er like fullt et av de mest brukte verktøyene innenfor ledelse- og personalutvikling i norske bedrifter.

Mye har imidlertid skjedd i arbeidslivet de siste tiårene, og Reidulv Dyrkorn mener at den individuelle medarbeidersamtalen nå har en for sterk posisjon i norske bedrifter sammenlignet med andre verktøy, herunder teamsamtalen.

Formalisering av teamsamtalene

– Veldig mange virksomheter har besluttet at medarbeidersamtaler skal gjennomføres to ganger i året, og lederne følges opp på at samtalene faktisk gjennomføres. For meg blir dette for lite systemorientert. Jeg tenker at hvis det er slik at du og jeg må samarbeide for å oppnå resultater, så blir det feil at lederen skal ha utviklingssamtaler bare med en og en. Det er ikke enkeltpersonene som betyr mest for resultatene. Det er teamet, sier Reidulv Dyrkorn, som mener at bedriftene bør formalisere teamsamtaler på samme måte som de formaliserer medarbeidersamtaler. Han mener at det bør stilles krav om at ledere gjennomfører teamsamtaler, de bør følges opp med hensyn til at det blir gjort og det bør rapporteres om resultatet.

– Det kan være mange team på en arbeidsplass. Ser du for deg at man skal kreve at det gjennomføres teamsamtaler i samtlige team?

– Nei, men hvis du er leder for et team hvor bedriftens resultater i stor grad avhenger av teammedlemmenes gjensidige avhengighet og koordinering mellom mange personer, vil jeg si det så sterkt at det er en unnlatelsessynd å om lederen ikke tar initiativ til reflekterende samtaler i teamet.

– Hvor ofte tenker du at lederne bør gjennomføre teamsamtaler?

– Fast en gang i halvåret, og da bør man sette av to-tre timer og alle bør være godt forberedt. I noen team settes det sporadisk av en ti minutters tid til å evaluere felles møte. Det er vel og bra, men kan lett bli en overfladisk eksersis som ikke gir varige, positive effekter.